Stand: 08.04.2019
Welche personenbezogenen Daten erhebt der TTC-Forchheim?
Personenbezogene Daten von Mitgliedern:
Name (Vor- Nachname), Kontaktdaten (Adresse, Telefone, Email), Bankdaten (IBAN, BIC, Name der Bank), Personal Daten (Geburtstag, Geschlecht, Nationalität), Personenbezogene Bilder (Mannschaftsbilder, Portraits von Mannschaftsspielern, Bilder von Spielszenen und Ehrungen), Sportliche Leistungsdaten (Spielklasse, Ranglistenplatz, TTR-Wert, Meisterschaft), Vertragsdaten (Eintritt, Austritt, Vertragsart, Verträge)
Daten von Sponsoren & Kooperationspartnern
Name, Kontaktdaten, Vertragsdaten
Welche Funktionsträger gibt es im TTC Forchheim?
Vorstand
Geschäftsleitung (1. Vorstand, 2. Vorstand, Schriftführer, Vorstandssekretär), Finanzen (Datenmanager, Kassenwart), Sportliche Leitung (Sportwart, Damenwart, Jugendwart)
Öffentlichkeitsarbeit (Pressewart, Webmaster)
Sportbetrieb:
Mannschaften (Mannschaftsführer, Mannschaftsspieler, Ersatzspieler), Training (Haupttrainer, Hilfstrainer), Materialwart
Controlling:
Stabstellen (Kassenprüfung, Datenschutz, Jugendschutz)
In der Regel erfüllen die einzelnen Vorstandsmitglieder mehrere Funktionen.
Wer nutzt die personenbezogenen Daten?
Geschäftsleitung
Aufgabe: Geschäftsführung, Rechtliche Vertretung des Vereins
Erforderliche Daten: alle Daten
Erzeugte Daten: Allgemeine Geschäftsvorgänge, Verträge, Rundschreiben, Jubiläumsbriefe, Einladung zu Versammlungen, Versammlungsprotokolle
Finanzen:
Aufgabe: Datenerfassung, Mitgliederverwaltung, Abrechnung, Beitragseinzug
Erforderliche Daten: alle Daten, Antragsformulare
Erzeugte Daten: Listen für die Funktionsträger mit Kontakt- und Personaldaten
Sportliche Leitung
Aufgabe: Festlegung der Mannschaften und Mannschaftsaufstellungen, Spieler- und Trainerbetreuung
Erforderliche Daten: Kontaktdaten, sportliche Leistungsdaten, Personaldaten
Erzeugte Daten: Mannschaftsaufstellungen
Trainer
Aufgabe: Betreuung und Überwachung des Trainingsbetriebs
Erforderliche Daten: sportliche Leistungsdaten, Mannschaftsaufstellungen Kontaktdaten der Mannschafts- und Ersatzspieler
Erzeugte Daten: –
Mannschaftsführer
Aufgabe: Mannschaftszusammenstellung an Spieltagen, Ergebnismeldungen
Erforderliche Daten: sportliche Leistungsdaten, Mannschaftsaufstellungen Kontaktdaten der Mannschafts- und Ersatzspieler
Erzeugte Daten: Aktuelle Aufstellungen, Spielberichte und Spielergebnisse
Öffentlichkeitsarbeit
Aufgabe: Berichterstattung über den Verein, Betreuung der Homepage des Vereins
Erforderliche Daten: Mannschaftsaufstellungen, Spielberichte und Spielergebnisse, Versammlungsberichte, Jubiläen
Erzeugte Daten: Berichte im Nachrichtenblatt oder in der lokalen Presse und auf der Homepage des Vereins.
Wer sind die Geschäftspartner des TTC Forchheim?
Badischer Sportbund (BSB), Badischer Tischtennisverband (BaTTV), und deren Mitglieder-Versicherung (ARAG), Gemeinde Rheinstetten, Hausbank des Vereins, und Web-Seitenanbieter.
Wer gibt personenbezogene Daten weiter und an welche Empfänger?
Mannschaftsführer:
Spielberichte und –Ergebnisse an den BaTTV-Ergebnisdienst
Sportliche Leitung:
Mannschaftsmeldungen an den BaTTV-Ergebnisdienst,
Anzahl der Mitglieder aufgegliedert nach Geschlecht und Jahrgang (keine persönliche Daten) an die BSB-Verwaltung zur Versicherung der Mitglieder,
Trainerstunden und Lizenzen der Trainer an die BSB-Förderungsstelle
Finanzen:
Adressdaten und Altersangaben von jugendlichen Mitgliedern an die Gemeinde Rheinstetten, Abteilung für Jugend-Sportförderung
Wo werden personenbezogenen Daten gespeichert und wie werden die Daten geschützt?
Die offiziellen Dokumente, die den Verein betreffen, werden in der gemeinsamen Vereinsablage verwaltet. In der Vereinsablage werden die Zugriffe wie folgt geregelt. Bei Rücktritt eines Funktionsträgers wird der Zugriff auf die Ablage gesperrt und der Nachfolger erhält den Zugriff auf die entsprechende Ablage mit neuem Passwort. Der Datenmanager verwaltet die Ablagen und vergibt die Zugriffsrechte.
Ablage Lokale Datenbank beim Datenmanager
Gespeicherte Daten: alle Mitgliedsdaten,
Password Schutz: Zugriff nur für den Datenmanager
Ablage Finanzen
Gespeicherte Daten: Sicherheitskopie der Datenbank, Datenbankauszüge zur Mitgliederverwaltung und Kassenführung
Password Schutz: Zugriff nur für Mitglieder der Finanzverwaltung
Ablage Geschäftsleitung
Gespeicherte Daten: Verträge, Rundschreiben, Jubiläumsbriefe, Einladung zu Versammlung und Versammlungsprotokollen
Password Schutz: Zugriff nur für Mitglieder der Geschäftsleitung
Ablage Vorstand
Gespeicherte Daten: Listen für die Funktionsträger: Kontaktdaten, Vertragsdaten, Personaldaten, Sportliche Leistungsdaten
Password Schutz: Zugriff nur für Vorstandsmitglieder
Ablage Presse
Gespeicherte Daten: Entwurfsdaten für die Homepage, Entwürfe und Unterlagen zu Presseberichten
Password Schutz: Zugriff nur für Mitglieder der Öffentlichkeitsarbeit
Wann und wie werden personenbezogene Daten eines Mitglieds gelöscht?
Beim Vereinsaustritt eines Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten aus der Datenbank des TTC Forchheim gelöscht. Alle Listen mit personenbezogenen Daten der Mitglieder werden nach der Löschung des Mitglieds aus der Datenbank neu erzeugt.
Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
Technische Maßnahmen
Die zentrale Datenerfassung erfolgt in einer lokalen Datenbank der Firma Linear Software GmbH. Die Datenbank ist Password geschützt. Die Linear Software GmbH gewährleistet die EU Richtlinien der DSGVO https://www.linear-software.de/datenschutz.
Der Zugriff auf die Gemeinsame Ablage und auf die Homepage des Vereins ist durch Password geschützt. Die Regelung der Zugriffsrechte erfolgt durch den Verein. Die Homepage und Datenablage werden von einem deutschen Anbieter NetFactory unterhalten. Die Firma NetFactory in Karlsruhe, www.net-factory.de, unterliegt den EU Richtlinien des DSGVO.
Wir arbeiten zusammen mit dem Badischen Sportbund (BSB) und dem Badischen Tischtennisverband (BTTV), die als deutsche Verbände ebenfalls der DSGVO unterliegen.
Auch die Gemeinde Rheinstetten und die Hausbank des TTC erfüllen die Richtlinien der DSGVO.
Organisatorische Maßnahmen
Alle personenbezogenen Daten, die ein Mitglied vom TTC Forchheim erhält, müssen vertraulich behandelt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.
Die personenbezogenen Daten, die ein Funktionsträger des TTC Forchheim erhält werden vertraulich behandelt. Eine Weitergabe der Daten an die Mitglieder und / oder andere Funktionsträger des Vereins ist nur in dem Umfang erlaubt, wie dieser zur Erfüllung der Aufgaben des Vereins erforderlich ist. Der Funktionsträger darf die personenbezogenen Daten, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, speichern.
Die Geschäftsleitung und Verwaltung des TTC arbeitet zusammen mit den oben genannten Geschäftspartnern des Vereins. Diese erhalten die Kontaktdaten und Vertragsdaten der durch die Geschäftsbeziehung eingebundenen Funktionsträger des Vereins.
Außerdem meldet die Geschäftsleitung dem BSB den Mitgliederbestand (keine persönlichen Daten) und beantragt Trainerzuschüsse. Hierfür erhält der BSB die Kontakt- und Leistungsdaten unserer Trainer mit Diplom. Die Gemeinde Rheinstetten erhält die Kontaktdaten und Personaldaten von Jugendspielern zur Beantragung der städtischen Jugendförderung.
Die Mannschaftsführer des TTC Forchheim melden die personenbezogenen Daten von Mannschaftsspielern, die zur Durchführung von Verbandspielen erforderlich sind, an den Ergebnisdienst des Badischen Tischtennisverbandes (BaTTV). Der Verband veröffentlicht die Spielergebnisse und deren Auswertung auf Ihrer Internetseite https://ttvbw.click-tt.de. Der TTC Forchheim ist berechtigt diese Ergebnisdaten und Berichte über das Vereinsgeschehen auch auf der vereinseigenen Internetseite www.ttcforchheim.de und in der lokalen Presse zu veröffentlichen. Die in den Berichten enthaltenen Bilder beschränken sich auf Darstellungen der oben beschriebenen Art.
Ein Vereinsmitglied, kann der der Veröffentlichung seiner personenbezogenen Bilder widersprechen. Der Widerspruch muss an die Geschäftsstelle des TTC Forchheim gerichtet werden und schriftlich erfolgen.
Ansprechpartner in Fragen des Datenschutzes nach dem DSVGO. ist der 1. Vorsitzende des TTC Forchheim (Kontaktdaten: siehe Vereinsverwaltung).
