Datenschutz – TTC Richtlinie

VORLÄUFIG (Noch in Arbeit)

 

Personenbezogene Daten des TTC-Forchheim: 

Personenbezogene Daten von Mitgliedern:

Name (Vor- Nachname),
Kontaktdaten (Adresse, Telefone, Email),
Bankdaten (IBAN, BIC, Name der Bank),
Personal Daten (Geburtstag, Geschlecht, Nationalität),),
Personenbezogene Bilder (Mannschaftsbilder, Portraits von Mannschaftsspielern, Bilder von Spielszenen und Ehrungen),
Sportliche Leistungsdaten (Spielklasse, Ranglistenplatz, TTR-Wert, Meisterschaft),
Vertragsdaten (Eintritt, Austritt, Vertragsart, Verträge)

 

Daten von Sponsoren & Kooperationspartner

Name
Kontaktdaten
Vertragsdaten

 

Funktionen des TTC Forchheim und deren Funktionsträger 

Vorstand
Geschäftsleitung (1. Vorstand, 2. Vorstand, Schriftführer, Vorstandssekretär)
Verwaltung (Datenmanager, Kassenwart)
Sportliche Leitung (Sportwart, Damenwart, Jugendwart)
Öffentlichkeitsarbeit (Pressewart, Webmaster)

 

Sportbetrieb:

Mannschaften (Mannschaftsführer, Mannschaftsspieler, Ersatzspieler)
Training (Haupttrainer, Hilfstrainer)
Materialwart

 

Controlling:

Stabstellen (Kassenprüfung, Datenschutz, Jugendschutz)

 

Nutzung personenbezogener Daten:

 

Funktion Aufgabe erforderliche Daten Ergebisdaten
Geschäftsleitung Geschäftsführung, Rechtliche Vertretung des Vereins Alle Daten Allgemeine Geschäftsvorgänge, Verträge, Rundschreiben, Jubiläumsbriefe, Einladung zu Versammlungen, Versammlungs-protokolle
Verwaltung und Kasse Datenerfassung, Mitgliederverwaltung, Abrechnung, Beitragseinzug Anmeldeanträge, alle Daten Listen für die Funktionsträger

Kontaktdaten, Personaldaten

Sportliche Leitung Mannschafts-aufstellungen,

Spieler- und Trainerbetreuung

Kontaktdaten, sportliche Leistungsdaten, Personaldaten Mannschafts-aufstellungen
Trainer Betreuung und Überwachung des Trainingsbetriebs sportliche Leistungsdaten, Mannschafts-aufstellungen
Mannschafts-führer Mannschaftszusammenstellung an Spieltagen Kontaktdaten der Mannschafts-und Ersatzspieler Aktuelle Aufstellungen, Spielberichte und Spielergebnisse
Öffentlichkeits-arbeit Berichterstattung über den Verein

Betreuung der Homepage des Vereins

Mannschafts-aufstellungen,

Spielberichte und Spielergebnisse

Versammlungsberichte, Jubiläen

Berichte im Nachrichtenblatt und auf der Homepage des Vereins

 

 

Geschäftspartner des TTC Forchheim

 

Betroffene Institutionen

Badischer Sportbund (BSB), Badischer Tischtennisverband (BTTV), und deren Mitglieder-Versicherung (ARAG), Gemeinde Rheinstetten,  Hausbank des Vereins,  und Web-Seitenanbieter.

 

Weitergabe personenbezogener Daten: 

Funktion weitergebene Daten Datenempfänger
Mannschaftsführer Spielberichte und -Ergebnisse BTTV – Ergebnisdienst
Sportlicher Leitung Mannschaftsmeldungen BTTV – Ergebnisdienst
Verwaltung Anzahl der Mitglieder aufgegliedert nach Geschlecht und Jahrgang (keine persönliche Daten) BSB – Verwaltung zur Versicherung der Mitglieder
Trainerstunden und Lizenzen der Trainer, BSB -Förderungsstelle
Verwaltung Adressdaten und Altersangaben von jugendlichen Mitgliedern Gemeinde Rheinstetten, Abteilung für Jugend-Sportförderung
Öffentlichkeitsarbeit Berichte von Ereignissen und Versammlungen Amtsblatt der Gemeinde Rheinstetten

Homepage des TTC Forchheim

 

Speicherung personenbezogener Daten: 

Die offiziellen Dokumente die den Verein betreffen, werden in der Vereinsablage verwaltet. In der Vereinsablage werden die Zugriffe wie folgt geregelt. Bei Rücktritt eines Funktionsträgers wird der Zugriff auf die Ablage gesperrt  und der Nachfolger erhält den Zugriff auf die entsprechende Ablage mit neuem Passwort.

 

Funktion gespeicherte Daten Speicherort Schutz vor unbefugtem Zugriff
Verwaltung Mitgliederdaten Lokale Datenbank bei der Verwaltung Passwortschutz

Zugriff nur für die Verwaltung

Sicherungskopie der Datenbank,

Listen für die Funktionsträger
Kontaktdaten, Vertragsdaten, Personaldaten, Bankdaten

Gemeinsame Ablage des Vorstandes Passwortschutz
Zugriff nur für Mitglieder der Geschäftsleitung und Verwaltung
Geschäftsleitung Verträge, Rundschreiben, Jubiläumsbriefe, Einladung zu Versammlung und Versammlungsprotokollen Gemeinsame Ablage des Vorstandes Passwortschutz
Zugriff nur für Mitglieder der Geschäftsleitung und Verwaltung
Alle Funktionsträger Erhalten erforderliche  Daten von der Verwaltung auf Anforderung bzw. im Zusammenhang mit einem Arbeitsauftrag. Ablage der einzelnen Funktionsträger Zugriff nur durch den Funktionsträger
Mitglieder Mitteilungen an die Mitglieder

Protokolle

Ablage für die Mitglieder des Vereins Passwortschutz, Zugriff wird zeitbeschränkt für betroffene Mitglieder freigegeben
Öffentlichkeitsarbeit Entwurfsdaten der Homepage Ablage des Web Masters Passwortschutz, Zugriff durch Webmaster / Pressewart

 

Löschung personenbezogener Daten:

Bei Vereinsaustritt werden alle personenbezogenen Daten aus der Datenbank des TTC Forchheims gelöscht. Alle Listen mit  personenbezogenen Daten der Mitglieder werden nach der Löschung des Mitglieds aus der Datenbank neu erzeugt.

 

Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz

Technische Maßnahmen

Zentrale Datenerfassung in einer lokalen Datenbank der Firma Linear Software, mit Passwortschutz.

Linear Software gewährleistet die EU Richtlinien der DSGVO  https://www.linear-software.de/datenschutz.

 

Gemeinsame Ablage und Homepage mit geregelten Zugriffsrechten mit Passwortschutz. Homepage und Datenablage bei einem deutschen Anbieter (NetFactory Karlsruhe, www.net-factory.de ).

 

Zusammenarbeit mit dem Badischen Sportbund (BSB) und dem Badischen Tischtennisverband (BTTV), die als deutsche Verbände ebenfalls der DSGVO unterliegen.

 

Die Gemeinde Rheinstetten und die Hausbank des TTC unterliegen ebenfalls der DSGVO.

 

Organisatorische Maßnahmen

Alle personenbezogenen Daten, die ein Mitglied vom TTC Forchheim erhält, müssen vertraulich behandelt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig.

Die personenbezogenen Daten, die ein Funktionsträger des TTC Forchheim erhält, müssen vertraulich behandelt werden. Eine Weitergabe der Daten an die Mitglieder und / oder andere Funktionsträger des Vereins ist nur in dem Umfang erlaubt, wie dieser zur Erfüllung der Aufgaben des Vereins erforderlich ist. Der Funktionsträger darf die personenbezogenen Daten, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, speichern.

Die Geschäftsleitung und Verwaltung des TTC arbeitet zusammen mit den oben genannten Geschäftspartnern des Vereins. Diese erhalten die Kontaktdaten und Vertragsdaten der durch die Geschäftsbeziehung eingebundenen Funktionsträger des Vereins.

Außerdem meldet die Geschäftsleitung dem BSB den Mitgliederbestand (keine persönlichen Daten) und beantragt Trainerzuschüsse. Hierfür erhält der BSB die Kontakt- und Leistungsdaten unserer Trainer mit Diplom. Die Gemeinde Rheinstetten erhält die Kontaktdaten und Personaldaten von Jugendspielern zur Beantragung der städtischen Jugendförderung.

Die Mannschaftsführer des TTC Forchheim melden die personenbezogenen Daten von Mannschaftsspielern, die zur Durchführung von Verbandspielen erforderlich sind, an den Ergebnisdienst des Badischen Tischtennisverbandes (BaTTV). Der Verband veröffentlicht die Spielergebnisse und deren Auswertung auf Ihrer Internetseite https://ttvbw.click-tt.de.  Der TTC Forchheim ist berechtigt diese Ergebnisdaten und Berichte über das Vereinsgeschehen auch auf der vereinseigenen Internetseite www.ttcforchheim.de und in der lokalen Presse zu veröffentlichen. Die in den Berichten enthaltenen Bilder beschränken sich auf Darstellungen der oben beschriebenen Art.

Ein Vereinsmitglied, kann der der Veröffentlichung seiner personenbezogenen Bilder widersprechen.
Der Widerspruch muss schriftlich erfolgen.

Ansprechpartner in Fragen des Datenschutzes nach dem DSVGO. ist der 1. Vorsitzende des TTC Forchheim.